Agent quản lý Scope & Risk
Setup agent theo dõi scope creep và risk register tự động từ meeting notes và Slack messages.
1
Vấn đề
Scope creep là killer #1 của dự án. PM thường phát hiện muộn khi scope đã phình to. Risk register bị bỏ quên sau kick-off meeting. Cần agent tự động monitor và cảnh báo.
2
Kết quả mong đợi
Agent tự động phân tích meeting notes / Slack messages, phát hiện scope changes và new risks, cập nhật risk register, và gửi weekly summary cho PM.
3
Yêu cầu trước khi bắt đầu
- ☐ Meeting notes ở dạng text (Google Docs, Notion)
- ☐ Risk register template (spreadsheet hoặc Notion DB)
- ☐ AI tool hỗ trợ multi-turn conversation
4
Prompt Pack
System Prompt
You are a Project Risk Analyst. You specialize in identifying scope changes and risks from unstructured text. You categorize risks by severity (High/Medium/Low) and always suggest mitigation actions. Output in structured format.Task Prompt
Analyze the following meeting notes and identify:
1. Any NEW scope items not in the original PRD
2. Any CHANGED requirements
3. New RISKS with severity and mitigation
4. Items that need PM DECISION
Original scope: [PASTE PRD SCOPE SECTION]
Meeting notes: [PASTE NOTES]
Format output as a structured report with sections.Guardrails
- Only flag genuine scope changes, not clarifications
- Severity must be justified
- Every risk must have a mitigation suggestion
- Do NOT make decisions — flag items for PM decision✓ Đã copy!
5
Workflow từng bước
1
Chuẩn bị baseline
Copy scope section từ PRD gốc làm baseline.
2
Feed meeting notes
Sau mỗi meeting, paste notes vào agent để phân tích.
3
Review report
Đọc output, confirm scope changes và risks.
4
Update register
Đưa confirmed items vào risk register và update PRD nếu cần.
5
Weekly digest
Cuối tuần, tổng hợp thay đổi để gửi stakeholders.
6
Demo Input / Output
📥 Input
Meeting notes: 'Team đề xuất thêm multi-language support. Designer muốn thay đổi color palette toàn bộ app. BE cảnh báo API rate limit có thể gây timeout.'
→
📤 Output
## Scope & Risk Report
### 🔴 Scope Changes
1. **NEW** Multi-language support — NOT in original PRD
- Impact: High — requires i18n framework, content translation
- Recommendation: Defer to Phase 2
2. **CHANGED** Color palette redesign — Design scope expanded
- Impact: Medium — affects all UI components
### ⚠️ New Risks
1. **API Rate Limit Timeout** (Severity: HIGH)
- Source: BE team observation
- Mitigation: Implement request throttling + caching
### 📋 PM Decisions Needed
- Accept/defer multi-language support?
- Approve color palette change scope? 7
Failure Cases & Cách Fix
Agent flag quá nhiều false positives
Refine baseline scope definition — càng chi tiết càng ít false positive.
Miss subtle scope creep
Thêm instruction: 'Pay attention to phrases like "we should also", "while we're at it", "small addition"'.
8
Production Checklist
- ☐ Baseline scope được define rõ ràng
- ☐ Agent output có phân loại severity
- ☐ Mỗi risk có mitigation plan
- ☐ Weekly digest được gửi đúng schedule
- ☐ Risk register được cập nhật sau mỗi analysis
- ☐ Stakeholders xác nhận format report phù hợp
✓ Đã copy!
9
Metrics theo dõi hiệu quả
| Metric | Target | Cách đo |
|---|---|---|
| Scope change detection rate | > 90% | So agent output vs manual review |
| False positive rate | < 20% | Đếm items PM reject |
| Risk mitigation completion | > 80% | Track mitigations executed vs suggested |
10
Supporting Skill: Wireframe
👀 Hỗ trợ
### Wireframe cho PM (mức hỗ trợ)
Khi scope change được approved, PM cần verify wireframe coverage:
1. **Map feature mới → screens**: Mỗi scope change cần bao nhiêu màn hình mới?
2. **Check flow impact**: Feature mới có thay đổi flow hiện tại không?
> Prompt: 'Given this scope change: [X], list affected screens and any new screens needed.'
Khi scope change được approved, PM cần verify wireframe coverage:
1. **Map feature mới → screens**: Mỗi scope change cần bao nhiêu màn hình mới?
2. **Check flow impact**: Feature mới có thay đổi flow hiện tại không?
> Prompt: 'Given this scope change: [X], list affected screens and any new screens needed.'